Manter uma boa gestão das operações logísticas relacionadas à coleta e o transporte de material biológico é fundamental para a qualidade dos serviços e eficácia nos resultados. Ainda, evita que surjam problemas durante o processo, como perda do material coletado, contaminação, hemólises, variações de temperatura durante o percurso, entre outros.
Para isso, é importante conhecer as medidas previstas nas normas, que devem ser adotadas para a criação de uma estratégia correta e precisa, garantindo que tudo ocorra da melhor forma possível.
Pensando nisso, elaboramos este conteúdo para esclarecer as principais dúvidas sobre o assunto. Acompanhe!
Qual a importância do transporte de material biológico?
É muito importante que os materiais biológicos coletados sejam transportados de maneira adequada, com o objetivo de manter sua estabilidade ao longo de todo o trajeto. Por exemplo, o tempo e a distância nesse processo são aspectos que devem ser considerados e acompanhados em tempo real, para assegurar a qualidade das amostras.
Quando ocorrem falhas no processo, contaminação, erros na análise, perda do produto e demais problemas podem surgir. Por isso, é necessário elaborar boas estratégias para evitar essas consequências negativas, além de não colocar em risco a saúde e a integridade física dos colaboradores designados para desenvolver essa função.
Dessa forma, o transporte de material biológico deve respeitar todas as orientações da vigilância sanitária para garantir a estabilidade do produto e, assim, minimizar as chances de contaminação das amostras, quebra dos materiais e outras condições que possam afetar o resultado.
Quais são as normas sanitárias para o transporte de amostras biológicas?
Além de normas como a Resolução — RDC nº 20, de 10 de abril de 2014, a Anvisa desenvolveu um material que estabelece regras para orientar sobre a melhor maneira de realizar o transporte de materiais biológicos.
As orientações abrangem todos os remetentes, transportadoras, destinatários, entre outros envolvidos no procedimento. Elas são baseadas em referências técnicas e legais, tanto nacionais quanto internacionais, abrindo espaço para a inserção de políticas ou desenvolvimento de medidas relativas às novas tecnologias que possam surgir a qualquer momento.
Esse documento apresenta caráter informativo, com formatos e conceitos que podem auxiliar no cumprimento dos requisitos impostos pelas legislações regulamentadoras, por exemplo:
- ter muito cuidado com materiais biológicos infecciosos, cuja exposição possa gerar incapacidade permanente;
- no decorrer do transporte e nos locais de carga, descarga ou transbordo, as amostras infecciosas precisam ser mantidas separadas de produtos de consumo humano e animal, entre outros.
A seguir, vamos mostrar algumas práticas relevantes e que devem ser aplicadas ao transportar materiais biológicos, com foco no cumprimento das regras previstas pela Anvisa.
Realize a identificação
Uma amostra sem identificação pode ocasionar vários problemas, como inutilidade do material, retrabalho, falha nas análises e na entrega dos materiais, entre outros. Por isso, esteja sempre atento para realizar a identificação correta, recolha todos os dados que entender ser necessário, confira as etiquetas que acompanham a coleta e demais ações que forem relevantes.
Use os materiais corretos
Quando as amostras são armazenadas nos recipientes errados, apresentam mais chances de perda e contaminação. Dessa forma, os procedimentos e resultados perdem a sua exatidão, o que gera problemas para o laboratório e seus clientes. Dessa forma, é fundamental contar com equipamentos, embalagens e demais itens apropriados. Além disso, busque entender as particularidades de cada material biológico e fazer o acondicionamento correto.
Providencie a creditação laboratorial
A creditação laboratorial representa o processo para providenciar a certificação, mostrando que o estabelecimento tem um alto nível de eficácia nos procedimentos e cumpre com os parâmetros estipulados pelos órgãos regulamentadores das atividades referentes ao manuseio de materiais biológicos.
Quando um laboratório é certificado, significa não apenas que ele segue todas as orientações como elabora as melhores estratégias para disponibilizar um serviço seguro, de qualidade e que mereça a credibilidade dos clientes.
Analise a variação cronobiológica
Certos materiais podem não servir mais para um resultado preciso se não forem analisadas no tempo adequado. Por esse motivo, é preciso considerar a variação cronobiológica ao fazer o transporte.
Isso significa que é preciso ter a certeza de que o tempo gasto com o deslocamento não vai influenciar na qualidade da amostra. Nesse caso, se as distâncias a serem percorridas forem muito longas, será preciso implementar alguma prática especial de acondicionamento para preservar a amostra.
Conte com uma soroteca
Todos os dias, um alto volume de amostras de material biológico é armazenado e, assim, novos métodos são relacionados aos dados dos mais variados pacientes. Para gerenciar essas informações de maneira efetiva, é necessário contar com o auxílio da tecnologia para implementar uma soroteca. Ela se trata de um tipo de biblioteca de amostras, onde os registros são estruturados de forma que sejam acessados de maneira mais simples, o que otimiza o tempo e minimiza as chances de erros.
Como otimizar as operações logísticas de materiais biológicos?
Uma boa gestão de operações logísticas de material biológico deve contar com várias boas práticas e elas precisam ser aplicadas de forma eficiente. Esse processo faz parte de um controle de qualidade que é essencial para o bom nível dos serviços prestados e para a produtividade, garantindo a redução dos erros que podem afetar os resultados.
Treine os remetentes e os destinatários
É importante que os remetentes e os destinatários sejam qualificados para executar as etapas da maneira correta. Para que isso aconteça, esteja sempre atento à equipe e realize um excelente processo de treinamento, com foco frequente na inovação e capacitação de cada integrante envolvido na operação.
Faça o monitoramento frequente dos processos
Realizar um controle periódico vai garantir a eficiência de todos os processos. Por meio de uma boa ferramenta, é possível obter todo o auxílio necessário para o acompanhamento da cadeia logística, permitindo uma visão complexa de todas as tarefas envolvidas.
Melhore a cadeia de suprimento
Para melhor executar os processos logísticos, é importante que os responsáveis pelo transporte adotem as principais estratégias para propiciar o translado adequado. Isso inclui embalagens apropriadas e demais recursos fundamentais para preservar a integridade das amostras até seu destino dentro do prazo especificado.
Faça o mapeamento dos processos
Nesse caso, o intuito é fazer uma análise precisa de como o trabalho é desenvolvido no geral e, dessa forma, identificar a eficácia dos processos e o que pode ser feito para implementar melhorias. Isso porque quando há desperdícios, erros e metodologias ineficazes de execução, fica bem difícil reparar as falhas cometidas e alcançar os resultados esperados.
Controle o fluxo durante o transporte
Pode acontecer de materiais biológicos serem danificados no decorrer do trajeto. Pensando nisso, é importante realizar um monitoramento frequente das amostras durante o transporte. Essa ação vai garantir a ciência de que chegaram ao destino de forma íntegra e em perfeitas condições. Isso elimina contratempos que podem surgir caso a transportadora chegue com materiais derramados, contaminados, hemolisados, entre outras ocorrências que podem surgir nessa intermediação.
O ideal é contar com bons parceiros de transporte, que tenham experiência no ramo, boas referências no mercado, sejam aptos para lidar com qualquer tipo de situação e comprometidos com a qualidade dos serviços.
Estude a logística
É importante estar por dentro de todos os processos que fazem parte de uma logística bem executada, garantindo, assim, todos os meios necessários para manter a segurança em todas as etapas. Uma prática necessária é reservar espaços apropriados para que os materiais fiquem bem acondicionados, além de permitir o acesso somente de pessoas autorizadas e que sejam de confiança.
Elabore e acompanhe metas alcançáveis
Em relação a esse tópico, é necessário que você entenda a importância de definir metas de minimização de custos, erros e desperdícios nos processos logísticos. Além de criar um método preciso de controle de amostras, propósitos de qualidade no atendimento e demais.
Ao estipular os resultados a serem atingidos, é preciso tomar todas as medidas necessárias, como um bom diálogo, para envolver todos os integrantes da equipe. Afinal, são eles que atuam de forma direta para que os resultados superem as expectativas do plano criado.
Também, é preciso acompanhar de forma frequente como essas metas são alcançadas, além de entender as questões que não dão o resultado esperado para eliminá-las ou readequá-las. Ainda, é importante identificar novas maneiras de otimizar a logística de material biológico, por meio desses indicadores, e entender as principais métricas a serem consideradas conforme as características e situação atual do estabelecimento.
Invista no relacionamento
É necessário que a empresa esteja ciente da necessidade de criar um excelente relacionamento com seus colaboradores e parceiros. Afinal, qualquer conflito pode impactar diretamente nos procedimentos executados, o que vai gerar influências negativas na satisfação dos clientes.
Padronize os processos
Como já foi dito, a Anvisa é um órgão que regulamenta e fiscaliza as ações relativas à coleta e o transporte de material biológico. Ao manter processos padronizados, se torna mais simples buscar pelo cumprimento de todas as normas estabelecidas sem erros.
Essa regularidade é importante, tendo em vista que um laboratório é submetido a inúmeras solicitações de análises de amostras biológicas por dia. Então, atender essa alta demanda requer tarefas sistematizadas, com o objetivo de torná-las mais rápidas, seguras e eficazes.
Além disso, é primordial manter um bom padrão no manuseio de materiais biológicos. Assim, esse processo deve ter uma sequência lógica de procedimentos, na qual todos os funcionários estejam preparados para atuar com menos falhas possíveis, aplicando todos os cuidados específicos desenvolvidos.
Laboratórios que não apresentam nenhum tipo de padronização correm o risco de ter seus processos sempre suscetíveis a falhas humanas. Isso coloca em risco a qualidade e a segurança dos serviços prestados, desde a coleta até a entrega dos resultados ao paciente.
Estabeleça um plano de gestão de crise
No caso de acidentes ao longo do transporte de amostras biológicas, como derramamento, contaminação, entre outros, é preciso tomar decisões ágeis, com foco em reduzir as consequências. Para isso, é importante considerar o máximo de informações possíveis, como o material envolvido no acidente, a viabilidade de identificação do paciente, o tipo de exposição etc.
Por exemplo, o material precisa ser identificado imediatamente com alerta de risco isolado? O local atingido precisa ser coberto por material absorvente? Como será realizada a inativação do agente biológico? Se houver vidro quebrado, como eles serão recolhidos sem gerar nenhum risco? Essas ações devem ser predeterminadas para que o colaborador saiba agir da forma certa e em tempo hábil.
Tenha a tecnologia como aliada
O avanço tecnológico veio para proporcionar uma série de facilidades, já que diversas ferramentas são desenvolvidas com a finalidade de otimizar a logística em todas as suas fases. Por exemplo, visão completa dos processos, monitoramento em tempo real e demais funcionalidades que possibilitam uma melhor gestão, simplificando a identificação de falhas e um melhor controle do fluxo do laboratório.
Entre seus principais benefícios para o transporte está a possibilidade de acompanhar o tempo do trajeto, temperatura das embalagens e demais dados que podem permitir uma melhor observação de cada passo, evitando que erros passem despercebidos e prejudiquem todo o procedimento.
Independentemente das estratégias elaboradas pela empresa, é importante contar com os mecanismos disponíveis por meio da tecnológica. Assim, será possível fazer um gerenciamento efetivo das amostras, o que também vai contribuir para decisões mais acertadas, aumento da eficiência operacional, controle de qualidade, segurança e demais.
Para isso, é fundamental ter um aliado com experiência, que tenha conhecimento teórico e prático, confiável e que apresente todas as competências necessárias para uma parceria de sucesso. Afinal, esse controle de amostras é parte essencial para a manutenção da qualidade e para a credibilidade do laboratório.
O manuseio adequado das amostras precisa estar adequado aos direcionamentos e regulamentações da Anvisa. Para isso, todos os membros precisam estar envolvidos e engajados, a fim de aplicar as boas práticas necessárias para manter um processo alinhado e correto do início ao fim.
Como você pôde perceber, ter uma boa gestão das operações logísticas de material biológico vai muito além do que uma simples estratégia da empresa, já que ela vai interferir de forma direta na precisão dos procedimentos executados, na satisfação dos clientes e no aumento da competitividade.
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